5 elementów niezbędnych do udanego spotkania zespołu

Spotkania zespołu są ważną częścią życia biurowego.

Utrzymywanie wszystkich na bieżąco z tym, co się dzieje i z ważnymi sprawami, o których powinni wiedzieć, jest o wiele łatwiejsze do wykonania osobiście, przy stole zarządu, niż za pośrednictwem poczty elektronicznej. Kiedy wysyłamy wiele wiadomości zamiast spotykać się w grupie, może dojść do błędów i nieporozumień.

Jednak spotkania zespołu mogą być również postrzegane jako drenaż czasu, jeśli nie są przeprowadzane prawidłowo. Z tego powodu wiele zespołów włącza do swojego tygodnia pracy spotkania typu walking. Problemem jest to, że jeśli masz więcej niż trzech pracowników, lub ewentualnie czterech, to spotkania piesze staną się trudne.

Sprawdź ten film, który mówi o 5 rzeczy, które należy pokryć w tygodniowych spotkań zespołu, zanim przejdziemy do rozmowy o must-haves, aby spotkanie poruszać się gładko.

Więc, jakie są must haves dla gładkiego i produktywnego spotkania zespołu?

1. Ustal czas spotkania i nie przekraczaj go - Nie ma nic gorszego niż długie, ciągnące się spotkanie, które nie ma żadnego kierunku. Upewnij się, że masz czas rozpoczęcia i zakończenia, nie dłuższy niż 1 godzina, ale krótszy, jeśli to możliwe, i trzymaj się go.
2. Upewnij się,że krzesła w sali konferencyjnej są wygodne - pracownicy nie będą w stanie skupić się na dyskusji, jeśli będzie im niewygodnie. Upewnij się, że masz odpowiednią salę konferencyjną i wygodne krzesła.
3. Przygotujagendę, abyś wiedział, o czym rozmawiać - Musisz mieć kierunek, w którym będziesz podążać, a to oznacza agendę. Nie musisz koniecznie dawać go każdej osobie na nieformalnym spotkaniu, ale osoba przewodnicząca spotkaniu powinna mieć porządek obrad, aby utrzymać dyskusję na właściwym torze.
4. Upewnij się, że każdy omawiany punkt ma swój wynik i osobę odpowiedzialną za działanie - jeśli podejmowane są jakieś decyzje, upewnij się, że działanie jest zanotowane i osoba odpowiedzialna. Upewnij się, że żaden z omawianych punktów nie zostanie po prostu odłożony na bok bez dokonania postępu w jego realizacji.
5. Daj każdemu szansę na wypowiedź - Na koniec spotkania, przejdź wokół stołu i zapytaj każdego, czy ma coś, co chciałby przedyskutować lub dodać.

Te 5 must haves zapewni Ci bardziej płynne i produktywne spotkanie.